Seit dem 1. Januar 2014 müssen französische Unternehmen, die ihre Buchhaltung mithilfe eines IT-Systems führen, im Falle einer Steuerprüfung den französischen Finanzbehörden eine Datei mit Buchungssätzen (Fichier des Ecritures Comptables – FEC) in digitaler Form vorlegen können.
Ziel der Finanzbehörden ist es, ein standardisiertes Dateiformat zu schaffen, anhand dessen der Steuerprüfer leicht automatisierte Verarbeitungen durchführen kann.
- Wer muss die Datei mit Buchungssätzen erstellen und übermitteln?
Im Allgemeinen muss ein Unternehmen diese FEC-Datei erstellen, sobald es der Körperschaftsteuer (impôt sur les sociétés– IS) oder Einkommensteuer (impôt sur le revenu – IR) unterliegt. Diese Verpflichtung betrifft Unternehmen, die unter die folgenden Kategorien fallen:
– BNC (Einkünfte aus nicht-gewerblicher Tätigkeit),
– BIC (Einkünfte aus industrieller oder gewerblicher Tätigkeit),
– BA (land- und forstwirtschaftliche Einkünfte).
Von der FEC-Pflicht ausgenommen sind:
– Kleingewerbetreibende,
– bestimmte Immobiliengesellschaften (SCI – Sociétés Civiles Immobilières).
2) Was enthält die FEC-Datei?
Die FEC-Datei umfasst sämtliche Buchhaltungsdaten und Buchungssätze, die in allen Journals eines Geschäftsjahres aufgezeichnet wurden. Die Buchungen müssen in chronologischer Reihenfolge aufgeführt sein.
Jede Buchung muss alle Buchhaltungsdaten enthalten, die im IT-System des Unternehmens erfasst sind. Die ersten 18 Angaben müssen zwingend in der folgenden Reihenfolge aufgeführt werden:
- Journal-Code des Buchungssatzes,
- Journal-Bezeichnung des Buchungssatzes,
- Fortlaufende Nummer des Buchungssatzes innerhalb eines Nummernkreises,
- Erfassungsdatum des Buchungssatzes,
- Kontonummer, deren drei erste Zeichen den genormten Ziffern des französischen Kontenrahmens PCG zu entsprechen haben,
- Kontobezeichnung gemäß der Nomenklatur des französischen Kontenrahmens PCG,
- Die Nummer des Nebenbuchkontos (leer lassen falls nicht verwendet),
- Die Bezeichnung des Nebenbuchkontos (leer lassen falls nicht verwendet),
- Belegnummer,
- Belegdatum,
- Buchungstext des Buchungssatzes,
- Sollbetrag,
- Habenbetrag,
- Auszifferung des Buchungssatzes (leer falls nicht verwendet),
- Auszifferungsdatum (leer falls nicht verwendet),
- Bestätigungsdatum des Buchungssatzes,
- Betrag in Fremdwährung (leer falls nicht verwendet),
- Währungskennung (leer falls nicht verwendet).
Die Formvorschriften für die Erstellung der FEC-Datei sind in Artikel A47-1 des Livre des procédures fiscales (Steuerverfahrensbuch) festgelegt.
3) Wie kann man die Konformität der FEC-Datei überprüfen?
Die Direction générale des finances publiques (Generaldirektion für öffentliche Finanzen) stellt ein Tool zur Verfügung, mit dem die Konformität der FEC-Datei geprüft werden kann: Outil de test des fichiers des écritures comptables (FEC) | economie.gouv.fr.
4) Sanktionen bei Nichtkonformität der FEC-Datei
Im Rahmen einer Buchprüfung drohen dem Unternehmen bei Nichtübermittlung oder Nichtkonformität der FEC-Datei mehrere kumulierbare Sanktionen:
- Eine Geldstrafe von 5.000 € pro fehlender FEC-Datei (also 5.000 € pro Jahr) oder, im Falle einer Berichtigung und wenn der Betrag höher ist, eine Zuschlagszahlung von 10 % der dem Steuerpflichtigen auferlegten Abgaben;
- Schätzung von Amts wegen der Steuerbemessungsgrundlage durch die Finanzbehörde, insbesondere wenn die aufgedeckten Unregelmäßigkeiten zu einer Ablehnung der Buchführung führen.
5) Sonderfall der Zweigniederlassungen
Eine Zweigniederlassung ist eine unselbstständige Einheit eines Unternehmens, das deren einziger Eigentümer ist. Sie genießt in unterschiedlichem Maße administrative, finanzielle und buchhalterische Autonomie, besitzt jedoch keine eigene Rechtspersönlichkeit.
5.1 Buchhalterische Aspekte
Da eine ausländische Zweigniederlassung in Frankreich keine Rechtspersönlichkeit besitzt und kein Kaufmann ist, unterliegt sie grundsätzlich nicht den Rechnungslegungsvorschriften des Code de commerce (französisches Handelsgesetzbuch) und ist daher insbesondere nicht verpflichtet, einen Jahresabschluss zu erstellen.
In der Praxis wird jedoch empfohlen, eine Buchhaltung gemäß den Vorschriften des Code de commerce und des Plan Comptable Général (PCG) zu führen. Dies erleichtert die Rechtfertigung des steuerlichen Ergebnisses im Falle einer Steuerprüfung erheblich.
5.2 Steuerprüfung in Frankreich
Die Regeln für die steuerliche Prüfung von IT-gestützten Buchführungen gelten auch für Zweigniederlassungen (LPF Art. L 47 A).
- Französische Zweigniederlassungen ausländischer Unternehmen (zum Beispiel eine deutsche Gesellschaft mit einer Niederlassung in Frankreich): Das Format ihrer FEC-Datei unterliegt spezifischen Regeln. Wenn ihre Buchhaltung mit IT-Systemen geführt wird, sind sie verpflichtet, eine Kopie der FEC-Datei in digitaler Form vorzulegen.
Hingegen wird nicht die Konformität dieser FEC-Datei mit dem französischen Kontenrahmen PCG verlangt, insbesondere was die Kontonummern und -bezeichnungen anbelangt.
In diesem Fall können französische Zweigniederlassungen ausländischer Unternehmen der Prüfbehörde eine Tabelle zur Entsprechung ihrer Buchhaltung mit den französischen Buchhaltungsnormen vorlegen. Alternativ können sie eine FEC-Kopie vorlegen, die an die französischen Rechnungslegungsstandards angepasst wurde. Unabhängig davon gilt: Wenn die Buchhaltung in einer Fremdsprache geführt wird, muss die FEC-Datei bei einer Prüfung in französischer Sprache vorgelegt werden.
FMit anderen Worten muss die Zweigniederlassung in der Lage sein, eine FEC-Datei bereitzustellen, die die Pflichtangaben enthält (die 18 für die FEC-Konformität erforderlichen Spalten, die in §2 aufgeführt sind). Wenn die Buchhaltung in einer Fremdsprache geführt wird, gibt es zwei Möglichkeiten:
– Vorlage einer Entsprechungstabelle,
– Konvertierung der Datei in den französischen Rechnungslegungsstandard.
- Ausländische Zweigniederlassung eines französischen Unternehmens (zum Beispiel der Fall einer französischen Gesellschaft, die eine Niederlassung in Deutschland besitzt): Das Bilanzergebnis des Unternehmens in Frankreich schließt die Ergebnisse seiner ausländischen Zweigniederlassungen ein. Im Falle einer Buchhaltungsprüfung des französischen Unternehmens muss dieses eine konforme FEC-Datei vorlegen, die in aggregierter Form die Angaben zu ihren ausländischen Zweigniederlassungen enthält.
Eine ausländische Zweigniederlassung kann keine eigene FEC-Datei vorlegen. Alle ihre Buchungen müssen in eine einzige, gemeinsame FEC-Datei integriert werden – nämlich diejenige des französischen Unternehmens.
Abschließende Feststellung
Die FEC-Datei ist ein zentrales Element der modernen Unternehmensbuchhaltung und stellt einen bedeutenden Fortschritt in Richtung Digitalisierung und Standardisierung von Buchhaltungsdaten dar. Diese Datei, die durch den Code Général des Impôts (Steuergesetzbuch) und das Livre des Procédures Fiscales (Steuerverfahrensbuch) geregelt wird, muss strengen Darstellungsnormen entsprechen, da sonst Sanktionen drohen.
Sie haben ab dem Erhalt der Aufforderung der DGFIP (Generaldirektion für öffentliche Finanzen) 15 Tage Zeit, um Ihre FEC-Datei einzureichen. Wir empfehlen Ihnen dringend, einer möglichen Steuerprüfung vorzugreifen und die Generierung Ihrer FEC-Datei für Ihre französischen Zweigniederlassungen sicherzustellen.
